¿Cómo elaborar un inventario paso a paso de la manera correcta?
Después de muchos años de trabajar en restaurantes y bares, logramos afianzar el conocimiento de cómo hacer un inventario de la manera más rápida y exacta posible. Por ello, te quiero compartir este conocimiento que estoy seguro de que será de tu interés y te resultará muy útil; además, te ahorrará una gran cantidad de dinero al poder llevar a cabo tus inventarios de manera eficiente y eficaz.
Por favor, sigue los siguientes pasos:
1. Registro de las compras en Kárdex
Registra todas las compras de bebidas en un Kárdex. Escoge entre (PEPS, UEPS O PP). Un servidor recomienda el PP Precio Ponderado, porque siempre va a ser el más exacto; siempre y cuando haya una inflación moderada (4 % a 6 %). Cada producto debe de tener su propia tarjeta Kárdex. Hoy en día casi siempre son de manera digital.
2. Impuesto al valor agregado (I.V.A.)
Según la zona geográfica del país cambia el I.V.A. (impuesto al valor agregado). En general es del 16 %, sin embargo, puede variar en la zona de la frontera. Recuerda que el I.V.A siempre se desglosa para fines de cálculo.
3. Inventarios de los diferentes centros de consumo
Al registrar las compras en tu sistema (software) estás empezando a registrar tu inventario, puedes tener diferentes almacenes: almacén general, almacén de piso, el mismo bar o barra es un subalmacén. Crea en tu sistema los diferentes almacenes o centros de consumo, porque vas a realizar traspasos entre almacenes. Por ejemplo, del almacén general a la barra, o del almacén general a los diferentes centros de consumo.
4. Registro de proveedores
Vas a hacer tus compras de bebidas a diferentes proveedores en general, ya que tienes que estar aprovechando los mejores precios de compra para optimizar el costo de alimentos y bebidas. Por ello, tendrás en tu sistema (software) un directorio de tus proveedores, con sus datos más importantes: teléfono, correo electrónico, dirección, entre otros.
5. Toma de inventario
Una vez que tengas toda la información anterior registrada de manera minuciosa y precisa, recuerda que el éxito de un costo real es el correcto registro de entradas y salidas. Tendrás que hacer tus inventarios. ¿Qué tan frecuente se recomienda que se hagan los inventarios de alimentos y bebidas? Depende de varios factores, por ejemplo, si hay una inflación alta es recomendable hacer los inventarios de manera continua, tal vez semanalmente o quincenalmente. Si tu costo ha salido alto en los últimos meses, te recomiendo también hacerlos de manera más frecuente. Lo común es hacerlos a fin de mes. Recuerda que tienes que registrar todo en tu inventario, todos los almacenes y centros de consumo, botellas cerradas y también las botellas abiertas. En este caso, lo complicado es inventariar las botellas empezadas. Hay muchas metodologías y sistemas. Te recomiendo un sistema muy sencillo, barato y fácil de instalar. (Soft bar). Te puedes ahorrar mucho tiempo y esfuerzos, ya que este sistema (Soft bar) trabaja un método de peso específico de la bebida, por lo mismo es sumamente exacto en su cálculo y lo único que tienes que hacer es pesar la botella empezada y el sistema (Soft bar) se encargará de hacer los cálculos de manera inmediata.
6. Cálculo del inventario
En muchos sistemas una vez levantado el inventario, alguien tiene que hacer la gran tarea de calcular el inventario SKU (stock keeping unit) es decir, botella por botella; y es un trabajo tedioso y se pueden filtrar muchos errores manuales (de dedo). Con el sistema Softbar tendrás tu resultado al instante de haber registrado el último producto en el inventario. Te dará el resultado del costo al instante y no podrá haber errores de dedo o de cálculo, ya que el sistema calcula con los algoritmos del mismo sistema.
7. Formula del Costo Contable
+ Inventario inicial
+ Compras del mes
– Mermas
- Inventario final
= Costo Contable
Esta es la formula utilizada para determinar el costo, ya sea de alimentos o de bebidas; por lo mismo se requiere toda esta información precisa y exacta para que el calculo refleje la situación financiera del valor de la materia prima y de lo realmente consumido en el mes de operación.
Por último, te exhorto a que busques en todo el mercado si hay un sistema más rápido, más exacto y; si lo encuentras, por favor escríbenos y habrá buenas recompensas para los que nos revelen sistemas o métodos más eficientes.
Espero que esta información te haya sido útil y que la apliques en tu negocio, para que tengas un cálculo de costo exacto y bien hecho.
Atentamente,
Adrian Howald
CEO HRA consulting group
